명함은 옛날 중국에서 대나무를 깎아 이름을 적은 데서 비롯되었다고 한다.
오늘날에는 인쇄한 명함을 사용하는 것이 보통이고, 외국에서는 주로 이름만 적는데, 한국에서는 이름 외에 주소, 전화번호, 직장, 직위 등을 기입한다.
명함의 모양, 크기도 나라마다 여러 가지인데, 아래는 현재 한국에서 사용하고 있는 경우이다.

기본크기는 90mmx50mm로, 가로세로 1mm정도씩 오차가 있으나 대부분의 명함이 이 크기이다. 그밖에 여러 가지 크기가 있지만 지금 사용되고 있는 명함은 대부분 90mmx50mm이다.
그러나 코팅 및 비코팅 명함의 경우 86mmx52mm의 약간 작은 사이즈로 제작되고 있다.
　

가로로 된 종이에 가로 글자가 가장 정통적인 타입이다. 안정감이 공인된 스타일이다.
세로로 된 종이에 가로 글자는 증명사진들을 넣기에 적합한 스타일이다. 가로세로 공히 세로글자는 요즘 잘 쓰여지지 않으나 부분적인 세로글자는 전체적인 느낌을 좋게 가져갈 수 있다.

고 딕 체 : 가로세로 굵기가 같은 서체, 선명하고 보기 쉽다.
명 조 체 : 가로보다 세로가 굵은 서체, 지적이고 고급 스럽게 보인다.
태고딕체 : 무게감을 준다.
헤드라인체 : 힘이 있고 주로 타이틀에 많이 쓰인다.
그래픽체 : 깔끔한 느낌을 준다.

명함에 사용되는 종이는 휘라레지, 반누브지, 이트지, 스노우아트지, 그레이스지, 유포지,기타 수입지가 주종을 이루고 있다.
이 중에서도 격자 무늬가 있는 휘라레지가 가장 많이 사용되고 있다.
코팅 및 비코팅 명함에는 스노우이트지와 그 위에 수성라미네이팅을 한 코팅 명함을 주로 사용하고 있다.

명함의 대지에 싣는 정보는 문자, 일러스트, 회사 또는 가게의 로고와 심벌마크, 그림, 사진, 약도 등이 있다. 또 괘선을 넣거나, 문자도 반전시켜 연하고 표현할 수도 있다.
획일화된 오피셜 명함이 주류가 되어 왔지만 자신을 표현하는 명함인 만큼 개성 있는 명함을 만드는 것이 좋다.
특히 최근에는 많은 내용이 들어가기 보다는 간결하는 깨긋하며, 글씨의 폰트도 작아지고 있다. 또한 '주소','핸드폰'등 내용을 설명하는 주제어가 과감히 삭제되기도 한다. 내용을 보면 알 수 있기 때문이다.

명함이 발생은 기원전 2세기의 중국에서부터 라고 알려졌으나. 명확하지는 않다 혹자는 프랑스에서 시작되었다고 하나 명확한 고증은 없다.
그렇다면 명함은 언제부터 만들어지고 쓰여지기 시작했을까?
명함 사용의 시초로 추정되는 중국에서는 그 사용용도가 달랐다.
중국인들은 아는 사람의 집을 방문했을 때 상대방이 부재중이면 이름을 적어 남겨두었는데 채륜이 종이를 발명한 시점이 AD105년임을 감안하면 중국인들이 사용한 그것이 오늘날 명함의 용도와 일치하는지 확인할 수는 없다.
독일의 경우도 중국과 비슷한 용도로 16세기경 이름을 적은 쪽지를 사용했으며, 이와 용도가 다르지만 프랑스는 루이 14세 때부터 명함을 사용했다고 알려져 있다.
명함이 사회생활에서 매우 중요한 역할을 하는 일본의 경우 최초로 명함이 사용된 때는 1854년에 막부의 관리가 방일한 미국 사절단에게 자신의 지위와 이름을 적어 건네준 때로 거슬러 올라간다.
우리나라 최초의 명함 사용자는 한국인 최초의 유학생인 유길준으로 현재 미국의 내사추세츠주의 세일럼 시피바디에섹스 박물관에 보관되어 있다.

국내에 보관된 최초의 것으로 추정되는 명함은 연세대 동은의학박물관에 보관된 민영익의 명함으로 구한말 민영익이 나라를 대표하여 외국을 방문하는 사절단의 자격으로 구미 순방 때 사용된 명함이 그 시작으로 여겨진다.
미국산 종이로 되어 있으며 요즘 명함과 비슷한 크기인 가로 5.5 센티미터, 세로 9센티미터인 이 명함에는 민영익 특유의 필체로 이름이 적혀 있다고 한다.
또한 명함 을 받은 미국 인사가 그를 기억하기 위해 연필로 `Min young ik, corean ambassador to US'라고 적어 놓았다고 한다.

• 명함을 줄때 : 자신을 소개하면서 건낸다. 반드시 서서 건내는 것이 기본이다.
  명함을 건넬 때는 일반적으로 아랫사람이나 방문자가 먼저 건네는 것이 기본이며 상대가 다수인 경우에는 가장 지위가 높은 분 부터 명함을 교환한다. 상대를 향해 오른손으로 명함을 내밀고 목례보다 조금 깊게 인사하며 자기의 소속과 이름을 소개한다.

• 명함을 받을 때 : 서서 받는다. 받은 명함은 소중히 다루어야 한다.
  명함은 반드시 명함지갑에 넣어 깨끗이 보관한다. 받은 명함에는 낙서하지 않는 게 기본 예의다.

• 명함을 동시에 교환할 때 : 명함을 동시에 교환할 경우에는 한 손으로 받는 편이 낫다.
  자신의 명함을 오른손으로 내밀면서 상대방의 명함은 왼손으로 들고 오른손으로 거들어 받는 게 기본 예의다.

• 명함교환의 결례 : 지폐가 들어있는 지갑에서 명함을 꺼내는 것은 보기에 좋지 않다. 특히 뒷 주머니의 지갑을 빼내 명함을 건 내는 것은 결례다.
  구겨진 명함, 지저분한 명함, 전화번호나 주소 등을 고쳐 쓴 명함을 사용하는 것은 결례다.

명함을 받으면 뒷면에 상대방에 대한 사항을 메모하시면 상대방을 기억하기 쉽고 나중에 상대를 또 만나게 될 때 교제(비지니스)가 용이하다.(이때 메모는 상대가 알지 못하게 기록 하는게 예의다. )
장소, 만난 이유, 만난 날짜, 대화 내용, 상대방의 인상, 특기사항등
소개자의 성명, 소개의 사유, 상대방의 업무, 취미, 가족관계 등
경력사항, 직장(업무)관계 및 사업에 관한 명함은 업종별로 나누어 색인을 만들어 관리하고, 개인적 인 관계는 알파벳 또는 가나다 순으로 정리하는 게 편리하다.
상대방에 대하여 알게 되는 정보(전화번호 변경, 회사이동. 승진 등)는 수시로 명함에 추가로 기재하여 관리한다.
오래된 명함으로, 명함을 준 사람이 직위가 바뀌거나 다른 회사로 전직했다 하더라도 그 명함을 함부로 버려서는 안된다. 직책이 바뀌어도 그 명함은 그 사람을 사귀어온 역사적 징표가 된다.